Eventi aziendali: perché sono utili e cosa serve per organizzarli

Gli eventi aziendali rappresentano una risorsa preziosa per qualsiasi imprenditore. I motivi alla base di ciò sono diversi: innanzitutto perché consentono di entrare in contatto diretto con il proprio target, poi perché permettono di dare concretezza e personalità al proprio marchio, coinvolgendo il pubblico e regalandogli un’esperienza di livello. Inoltre, eventi di questo tipo sono un’ottima opportunità per potenziare l’awareness del brand, per promuovere nuovi servizi o prodotti e fare networking o formazione.

Come organizzare un evento aziendale di successo?

La fase organizzativa di un evento aziendale è di grande importanza, in quanto richiede una buona dose d’impegno e di capacità gestionale. È infatti da questa precisa fase che dipende il successo o meno dell’evento, con tutte le conseguenze del caso.

Come procedere? Prima di tutto è necessario stabilire qual è l’obiettivo dell’evento e, in base a questo, determinarne la tipologia e dunque il target di riferimento. Questo potrà infatti essere corporate (per i dipendenti), trade (per i partner commerciali) oppure consumer (per i clienti o potenziali tali). Una volta deciso l’obiettivo, è indispensabile procedere determinando un budget da destinare all’organizzazione. In seguito, sarà necessario cercare e prenotare una location che sia adatta al tipo di evento e al numero di partecipanti previsto. Infine bisognerà preparare l’allestimento, adattandolo sempre alla tipologia di evento.

La scelta dello staff e l’importanza della comunicazione

La scelta del personale che si dedicherà all’organizzazione è fondamentale per non andare in confusione tentando di fare tutto da soli ed evitare di rovinare l’evento per semplice inesperienza o imprecisione.

A questo scopo dovranno quindi esserci delle figure incaricate alla gestione di tutta la fase preparativa e di un vero e proprio team che si occupi dell’aspetto comunicativo. Per quanto riguarda quest’ultimo, è bene conoscere l’importanza dell’integrazione dei mezzi online e offline: social network e email non dovranno quindi sostituire in tutto e per tutto i metodi tradizionali. Affiancando questi ultimi in maniera intelligente alle soluzioni comunicative digitali, infatti, si potranno avere risultati più che soddisfacenti. Come farlo? Basterà ad esempio fare degli inviti cartacei personalizzati, oggi facilmente ordinabili anche su Internet, che siano in tema con l’evento in quanto a stile e linguaggio. Ogni invito dovrà naturalmente riportare tutte le informazioni utili per i partecipanti: indirizzo della location, data, orario, tipologia di evento e dress code.

Con la giusta attenzione dedicata ad ogni fase dell’organizzazione, l’evento avrà sicuramente successo, con risultati positivi per l’azienda e i suoi obiettivi.